Assistant(e) de direction (H/F) – Coordination administrative et support stratégique

Présentation de l’entreprise

Jobstreaming, acteur incontournable dans le domaine du recrutement et de la mise en relation professionnelle, recherche pour le compte d’un partenaire prestigieux basé à Genève un(e) assistant(e) de direction. Ce partenaire évolue dans un secteur innovant, à forte valeur ajoutée, et met un point d’honneur à associer rigueur professionnelle et convivialité au quotidien. Le poste proposé est stratégique, au cœur de la gestion administrative et organisationnelle de la direction générale, et offre une visibilité transversale sur l’ensemble des activités de l’entreprise.

Contexte du poste

En tant qu’assistant(e) de direction, vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction générale et les responsables de service. Votre rôle sera d’optimiser le temps et l’efficacité de la direction en assurant un soutien administratif, organisationnel et parfois décisionnel. Vous serez impliqué(e) dans des projets internes et externes, en contact direct avec des interlocuteurs variés : clients, partenaires, institutions, prestataires et collaborateurs internes.

Environnement de travail

Vous évoluerez dans un environnement moderne et stimulant, au sein de bureaux lumineux situés dans le centre-ville de Genève, facilement accessibles en transports publics. L’entreprise met à disposition des outils numériques performants, une salle de réunion équipée des dernières technologies de visioconférence, ainsi qu’un espace de travail collaboratif propice aux échanges d’idées.

Missions principales

• Gérer l’agenda de la direction générale, planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparer, organiser et coordonner les réunions de direction et les comités stratégiques.
• Rédiger et mettre en forme des documents officiels, notes internes, rapports et présentations.
• Assurer la liaison entre la direction et les différents services de l’entreprise.
• Suivre et gérer les dossiers administratifs confidentiels.
• Organiser des événements internes et externes (séminaires, conférences, réunions avec partenaires).
• Gérer la correspondance, filtrer les appels et traiter les e-mails entrants avec discrétion.
• Effectuer des recherches documentaires et préparer des dossiers d’aide à la décision.

Exemples concrets de situations

Un lundi matin, vous préparez un rapport stratégique à présenter au conseil d’administration tout en confirmant les déplacements d’un dirigeant à l’étranger. Dans la même journée, vous organisez une réunion urgente avec plusieurs départements pour coordonner un projet prioritaire, tout en répondant à une demande pressante d’un partenaire international. Cette diversité de tâches, mêlant gestion de l’urgence et organisation sur le long terme, caractérise parfaitement votre quotidien.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un diplôme en administration, secrétariat de direction ou équivalent, et vous possédez au minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement exigeant. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre discrétion. Vous maîtrisez parfaitement le français et avez un très bon niveau d’anglais (C1), l’allemand étant un atout. Vous êtes à l’aise avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et les outils collaboratifs en ligne.

Valeurs et culture d’entreprise

L’entreprise défend des valeurs fortes : respect, excellence, innovation et collaboration. Le climat de travail est positif, et chaque collaborateur est encouragé à partager ses idées et à contribuer à l’amélioration continue des processus. La direction soutient les initiatives individuelles et investit dans la formation de ses équipes.

Conditions et avantages

• Contrat CDI, 100%, horaires réguliers avec possibilité d’horaires flexibles.
• Salaire compétitif en fonction de l’expérience et des compétences.
• Avantages sociaux complets (assurance santé complémentaire, prévoyance professionnelle).
• Possibilité de télétravail partiel.
• Accès à un programme interne de bien-être (cours de yoga, nutrition, activités sportives).

Formation continue

L’entreprise investit massivement dans la formation continue, offrant des modules en gestion de projets, leadership, communication interculturelle et outils numériques avancés. Des séminaires avec des intervenants externes sont organisés régulièrement pour stimuler l’ouverture d’esprit et l’apprentissage constant.

Évolutions possibles

Ce poste peut évoluer vers des fonctions de responsable de l’administration, coordinateur(trice) de projets stratégiques ou même office manager selon les performances et l’implication. L’entreprise privilégie la promotion interne et accompagne ses talents dans leurs ambitions professionnelles.

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Ce rôle est une opportunité unique pour une personne motivée par les responsabilités, aimant jongler entre tâches stratégiques et opérationnelles. Vous serez l’interface privilégiée de la direction, contribuant directement à la prise de décisions et au succès global de l’entreprise. Vous bénéficierez d’un cadre de travail épanouissant, d’un soutien managérial solide et de perspectives de carrière réelles.