Assistant administratif polyvalent (H/F) – Gestion et coordination des opérations

Présentation de l’entreprise

Jobstreaming recrute un assistant administratif polyvalent pour une entreprise innovante située à Genève, spécialisée dans les services aux entreprises et le conseil. Notre client valorise un environnement de travail collaboratif et dynamique, favorisant l’évolution professionnelle et l’amélioration continue des processus.

Contexte du poste

En tant qu’assistant administratif polyvalent, vous serez un acteur clé du bon fonctionnement des services internes. Vous apporterez un support administratif efficace aux équipes, faciliterez la communication interne et externe, et participerez activement à la gestion quotidienne des opérations.

Missions principales

• Gérer le secrétariat général : accueil téléphonique et physique, traitement du courrier, gestion des agendas, organisation de réunions et d’événements.
• Préparer et suivre les documents administratifs : rédaction de comptes rendus, gestion des dossiers clients et fournisseurs, suivi des contrats et factures.
• Assurer la coordination entre les différents services pour garantir une circulation fluide des informations et des documents.
• Organiser les déplacements professionnels : réservations de transports, hébergements et gestion des notes de frais.
• Participer à la gestion des ressources matérielles : commandes de fournitures, suivi des équipements et maintenance.
• Gérer le suivi administratif du personnel : préparation des dossiers RH, suivi des absences et congés, organisation des formations.
• Mettre à jour et maintenir les bases de données internes et les outils de gestion documentaire.
• Assurer la confidentialité et la sécurité des informations traitées conformément aux normes en vigueur.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et proposer des initiatives pour optimiser la gestion interne.

Profil recherché

Diplômé(e) en assistanat administratif, gestion ou équivalent, avec une expérience professionnelle d’au moins 4 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur des services ou du conseil. Maîtrise avancée des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion) et bonnes compétences en gestion documentaire.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), doté(e) d’un excellent sens relationnel et capable de gérer plusieurs tâches simultanément. La discrétion, la confidentialité et l’autonomie sont des qualités essentielles pour ce poste. La maîtrise du français est obligatoire, une bonne connaissance de l’anglais ou de l’allemand constitue un avantage.

Conditions et avantages

Contrat à durée indéterminée (CDI), poste à temps plein basé à Genève. Rémunération attractive en fonction du profil, accompagnée d’un package d’avantages sociaux incluant assurance santé complémentaire, tickets restaurant, congés payés supplémentaires et possibilités de formation continue.

L’entreprise offre un cadre de travail moderne et flexible, avec un fort esprit d’équipe et des opportunités d’évolution interne.

Perspectives

Le poste d’assistant administratif polyvalent offre des perspectives d’évolution vers des fonctions de gestion administrative avancée, coordination de projets ou support aux directions, selon les compétences et ambitions du candidat.