Archiviste administratif (H/F) – Gestion complète des archives physiques et numériques

Présentation de l’entreprise

Jobstreaming est à la recherche d’un archiviste administratif expérimenté pour intégrer une organisation publique renommée située à Genève. L’établissement est un acteur clé dans la gestion et la conservation du patrimoine administratif, avec un engagement fort pour la modernisation et la digitalisation des processus archivistiques. Ce poste représente une excellente opportunité pour un professionnel passionné par la gestion documentaire, qui souhaite évoluer dans un environnement dynamique et rigoureux.

Contexte et environnement de travail

L’archiviste administratif sera intégré au service documentation et archives, composé d’une équipe pluridisciplinaire composée de gestionnaires de documents, documentalistes et responsables IT. Le service est équipé des dernières technologies de gestion électronique des documents (GED) et travaille en étroite collaboration avec les différents départements de l’organisation pour garantir la bonne gestion des archives, qu’elles soient physiques ou numériques.

Missions principales

• Organiser, classer et inventorier les documents administratifs et archives historiques selon les normes en vigueur.
• Mettre en place et maintenir les systèmes de gestion électronique des documents pour faciliter l’accès rapide et sécurisé aux archives numériques.
• Assurer la conservation physique des documents en appliquant des techniques de préservation adaptées (contrôle de l’humidité, lumière, manutention, etc.).
• Gérer les demandes internes d’accès aux documents, en garantissant la confidentialité et la conformité réglementaire.
• Coordonner les opérations de numérisation des archives papier, avec indexation précise et intégration dans la base de données GED.
• Élaborer et mettre à jour les procédures et politiques internes d’archivage en fonction des évolutions légales et technologiques.
• Former et sensibiliser les collaborateurs à la gestion documentaire et aux bonnes pratiques d’archivage.
• Assurer la veille réglementaire, notamment en ce qui concerne la protection des données, la durée de conservation et l’archivage légal.
• Participer à la gestion des projets d’optimisation des flux documentaires en collaboration avec les services informatiques.
• Préparer les rapports d’activité annuels et contribuer aux audits internes ou externes relatifs aux archives.

Profil recherché

Le candidat idéal dispose d’un diplôme supérieur en archivistique, gestion documentaire ou dans un domaine connexe, avec une expérience confirmée d’au moins 5 ans en gestion d’archives dans un contexte administratif ou institutionnel. La maîtrise des outils informatiques spécialisés (GED, bases de données archivistiques) est indispensable. Une connaissance approfondie des normes ISO 15489 (gestion des documents) et des exigences légales suisses est attendue.

Rigueur, organisation, sens du détail et autonomie sont des qualités essentielles. Le poste demande également une grande discrétion, un bon relationnel pour travailler en équipe et une capacité d’adaptation aux évolutions technologiques et réglementaires.

Conditions

Il s’agit d’un poste en CDI à temps plein, basé à Genève, avec un package salarial compétitif et des avantages sociaux attractifs. L’organisation propose un cadre de travail moderne, des possibilités de formation continue, ainsi qu’un environnement favorisant le développement professionnel.

Le poste requiert également une capacité à gérer des projets transversaux et à participer activement à la transformation numérique de la gestion documentaire.