Agent d’accueil et administration (H/F) – Gestion administrative, accueil et coordination interne

Présentation de l’entreprise

Jobstreaming, plateforme leader dans le domaine du recrutement et de la mise en relation professionnelle, recherche pour l’un de ses clients, une entreprise dynamique basée à Lausanne, un(e) agent d’accueil et administration. Notre client, présent depuis plus de 20 ans sur le marché, est reconnu pour la qualité de ses services, sa rigueur organisationnelle et son esprit convivial. L’entreprise évolue dans un environnement moderne, avec des bureaux spacieux, un espace d’accueil lumineux et chaleureux, et des équipes pluridisciplinaires qui collaborent étroitement pour offrir le meilleur service à leurs partenaires et clients.

Contexte du poste

Ce poste revêt une importance stratégique, car il est au cœur de la première impression que les visiteurs, partenaires et clients se font de l’entreprise. L’agent d’accueil et administration assure non seulement l’accueil physique et téléphonique, mais joue également un rôle central dans la gestion administrative quotidienne et la coordination interne. Il ou elle agit comme un véritable relais entre les différents services, contribuant ainsi à la fluidité des échanges et au bon déroulement des opérations.

Environnement de travail

Vous travaillerez dans un cadre professionnel stimulant, avec des outils informatiques de dernière génération, un poste d’accueil ergonomique et un bureau partagé avec d’autres collaborateurs du service administratif. L’entreprise met un point d’honneur à offrir un environnement de travail agréable, avec des espaces de pause conviviaux, un accès à une cafétéria interne, et une politique interne encourageant la communication ouverte et le partage d’informations.

Missions principales

• Assurer un accueil physique chaleureux et professionnel pour tous les visiteurs.
• Répondre aux appels entrants, filtrer et transférer aux bons interlocuteurs.
• Gérer la réception et l’envoi du courrier, ainsi que les colis.
• Planifier, organiser et mettre à jour les agendas de l’équipe et de la direction.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, rapports, notes internes).
• Assurer le suivi des dossiers administratifs et classer les documents de manière organisée.
• Commander les fournitures de bureau et gérer les stocks d’accueil.
• Coordonner avec les services internes pour assurer une communication fluide.
• Participer à l’organisation d’événements internes (réunions, conférences, séminaires).

Exemples concrets de missions

Un matin, vous accueillez un client important venu pour une réunion stratégique. Vous l’orientez vers la salle de conférence tout en prévenant la direction de son arrivée. Pendant ce temps, vous gérez simultanément un appel urgent d’un fournisseur, vous mettez à jour un tableau Excel de suivi de projets et vous préparez un courrier à envoyer en recommandé. L’après-midi, vous assistez le service RH en imprimant et classant des contrats de travail, tout en supervisant la réception d’un colis contenant du matériel essentiel pour un événement prévu le lendemain. Ce type de polyvalence rend le poste à la fois stimulant et enrichissant.

Profil recherché

Vous êtes doté(e) d’un excellent sens du service et de l’accueil, savez communiquer avec diplomatie et professionnalisme, et possédez une excellente présentation. Une formation en administration, secrétariat ou accueil est souhaitée, ainsi qu’une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire. Vous maîtrisez parfaitement le français et avez un bon niveau d’anglais, l’allemand étant un atout apprécié. Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et savez gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et méthode.

Valeurs et culture d’entreprise

L’entreprise attache une grande importance à la qualité des relations humaines, à la transparence et à l’entraide entre collègues. Les équipes sont soudées et prêtes à s’entraider en cas de forte charge de travail. Les nouveaux collaborateurs sont accueillis avec un programme d’intégration structuré, comprenant une formation aux outils et aux procédures, ainsi qu’un accompagnement par un parrain ou une marraine.

Conditions et avantages

• Contrat CDI, 100%, horaires fixes du lundi au vendredi.
• Salaire compétitif, selon expérience.
• Avantages sociaux complets (assurance maladie complémentaire, prévoyance).
• Participation à des événements d’entreprise et team building.
• Poste basé en plein centre de Lausanne, facilement accessible en transports publics.

Formation continue

Des formations régulières sont proposées, notamment en techniques d’accueil, gestion du stress, bureautique avancée et organisation administrative. L’entreprise encourage également la montée en compétences dans des domaines connexes, tels que la communication interculturelle et la gestion de projets.

Évolutions possibles

Après quelques années d’expérience et en fonction des résultats, il est possible d’évoluer vers un poste d’assistant(e) de direction, de coordinateur(trice) administratif(ve) ou de responsable d’accueil. L’entreprise soutient activement les évolutions internes et propose des parcours de carrière personnalisés.

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Ce rôle est idéal pour les personnes qui aiment la diversité des tâches, le contact humain et le travail en équipe. Vous aurez la satisfaction de contribuer au bon fonctionnement d’une organisation et de représenter son image auprès de tous ses interlocuteurs externes. Chaque journée apporte son lot de défis et de situations variées, ce qui rend le poste stimulant et enrichissant à long terme.

Secrétaire polyvalent(e) (H/F) – Gestion administrative et support opérationnel »